Belső visszaélés-bejelentési rendszer
eJelent SZOFTVER + MŰKÖDTETŐ vagy KIVIZSGÁLÓ szolgáltatás

A legalább 50 személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében Foglalkoztatóknak és létszámtól függetlenül többek között a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) hatálya alá tartozó Foglalkoztatóknak a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény alapján Belső Belső visszaélés-bejelentési rendszert kell üzemeltetni, melyben a bejelentésre jogosultak által a meghatározott csatornákon érkező bejelentéseket bizalmasan fogadni, rögzíteni és kivizsgálni szükséges, meg kell hozni a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmények vagy mulasztások, visszaélések orvoslására szükséges intézkedéseket.

A Foglalkoztató a meghatározott belső, közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályai megsértésére is használhatja, illetve létrehozhat önkéntesen is ilyen rendszert, ha támogatni kívánja a jogszerű működést, az etikus üzleti gyakorlatot, átláthatóbbá kívánja tenni az üzleti környezetét. A Foglalkoztató érdeke, hogy saját hatáskörében kezelje a munkavállalók és üzleti partnerek problémáit, ebben a törvényi előírásokon túl is támogatni célszerű az érintetteket.

Az állami és önkormányzati szervekre külön követelmények és eltérő határidő (2025. január 1.) vonatkozik.

Határidők: 2023. július 24-től a legalább 250 foglalkoztatotti létszámú gazdasági társaságok és a Pmt. hatálya alá tartozók, 2023. december 17-től a 49 fő foglalkoztatotti létszám feletti gazdasági társaságok kötelezettek az üzemeltetésre.

Egyes helyi önkormányzatra, irányításában, tulajdonában lévő költségvetési szervre, gazdasági társaságra vonatkozó kötelezettségeket 2025. január 1-jétől kell alkalmazni.

A rendszert a Foglalkoztatónál erre a célra kijelölt PÁRTATLAN személy vagy szervezeti egység működtetheti, vagy a Foglalkoztató a működtetéssel megbízhat más külső szervezetet, bejelentővédelmi ügyvédet. A Visszaélés-bejelentési rendszer működtetése a gyakorlatban jogi kompetenciát igényel, de a Foglalkoztató a bejelentések kivizsgálásában igénybe vehet szakértőket is. A rendszer Működtetőjéről és a Bejelentések kivizsgálásában résztvevőkről tájékoztatást kell adni.

A Belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, egyéb visszaélésre, rögzített belső magatartási szabály megsértésére vonatkozó információt lehet bejelenteni a törvényben meghatározott személyeknek.

A Foglalkoztató által jelenleg vagy múltban foglalkoztatott vagy jogviszonyt létesíteni kívánó személyek, tevékenységet végző gyakornokok és önkéntesek, a Foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban álló, korábban kapcsolatban állt, vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó egyéni vállalkozók, egyéni cégek, szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozók, alvállalkozók, beszállítók, ezek megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személyek, illetve a Foglalkoztatónál tulajdonosi részesedéssel rendelkező, az ügyviteli, ügyvezető, felügyelő testületéhez tartozó személyek, nem ügyvezető tagok).

A Működtetőnek az adatkezelési elvek, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kell kialakítani a rendszer működtetését úgy, hogy a személyazonosságát felfedő Bejelentő és a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a Foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg. Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a Bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

A Visszaélés-bejelentési rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásokra és adatkezelési szabályokra, az érintettek tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való jogára és jogorvoslatokra vonatkozó eljárásokról érthetően tájékoztatást kell nyújtani.

A jogosult a bejelentést a Foglalkoztató által meghatározott csatornán - írásban, telefonon, hangüzenetküldő rendszer útján vagy személyesen - teheti meg, melyekre különböző eljárási szabályok vonatkoznak, de a Működtetőnek a bejelentést tartós és visszakereshető formában rögzíteni szükséges, a bejelentésben foglaltakat ki kell vizsgálnia a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül, az elvárt tájékoztatási és bizalmassági kötelezettségek biztosításával.

Ha nem állnak fenn a bejelentés kivizsgálásának mellőzésére vonatkozó feltételek, akkor a bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmények vagy mulasztások, egyéb visszaélések orvoslására, illetve büntetőeljárás kezdeményezése indokolt esetében intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

A Bejelentőt írásban tájékoztatni kell a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről, jogorvoslati lehetőségeiről.

A Belső visszaélés-bejelentési rendszer szereplőinek (a Bejelentő, a Bejelentésben érintett - a bejelentés alapjául szolgáló cselekményt, mulasztást vélelmezhetően elkövető személy és a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személyek) adatai csak a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők. A bejelentések intézése által indokolt dokumentációkat az előírt megőrzési időig elkülönítetten és bizalmasan kell tárolni, a nem kezelhető adatokat törölni kell.

A Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével kapcsolatos kötelezettségek teljesítését a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrzi.

Szankciók:

• figyelmeztetés
• közigazgatási intézkedés (kötelezés)

A hatályos szabálysértési törvény értelmében szabálysértést követ el az a személy, aki a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló törvény szerinti közérdekű bejelentés vagy visszaélés-bejelentés miatt a közérdekű bejelentővel vagy a visszaélés bejelentőjével szemben a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló törvény szerinti hátrányos intézkedést tesz, továbbá az is, aki a visszaélés-bejelentés megtételét akadályozza vagy megkísérli akadályozni.

A fentieken túl a reputációs károk is jelentősek lehetnek akkor, ha nem vagy nem megfelelő módon kezelik a bejelentéseket, figyelemmel arra, hogy a Bejelentő az egyes állami szervek által létrehozott elkülönített visszaélés-bejelentési csatornán is jogosult bejelentést tenni vagy a bejelentését nyilvánosságra hozhatja.

Ha a visszaélés-bejelentési rendszer nem védi a természetes személy szereplők személyes adatait, a Foglalkoztató pl. levelező rendszerén keresztül nem biztonságos csatornát biztosít a Bejelentő számára, az adatokról illetéktelen személyek is tudomást szereznek vagy megsérül a célhoz kötött adatkezelés és a korlátozott tárolhatóság elve, akkor az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletének (GDPR) való megfelelés elmulasztása magas bírságot vonhat maga után. A személyes adatok kezelésével kapcsolatos jogok felügyelete a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) hatáskörébe tartozik.